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POLÍTICA DE DATOS

POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES

  1. DESCRIPCION:

Somos una empresa comercializadora de Accesorios, Bolsos y Calzado, bajo la marca registrada ante la superintendencia de industria y comercio. PAVIR´S S.A.S.; con oficina principal ubicada en la calle 14 A sur No 18-24 Restrepo Bogotá  Colombia; identificada con el  Nit. No. 900. 334. 605 – 4  y  correo electrónico: contacto@pavirs.com  – servicioalcliente@pavirs.com –  gerencia@pavirs.com. Disponemos de la línea de servicio al cliente No 3125856103;  que para efectos de la presente política, en lo sucesivo se denominará simplemente PAVIR´S ; en su calidad de persona jurídica responsable y/o encargadas del tratamiento de datos personales.

  1. OBJETIVO Y ALCANCE:

Este documento contiene nuestra política aplicable al tratamiento de la información y los datos personales de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sobre protección de datos personales, y tiene como propósito comunicar el tipo de información que recolectamos de nuestros clientes, proveedores, empleados y demás terceros con los que tenemos, hemos tenido o estemos construyendo una relación comercial, laboral, reglamentaria, de servicios o de otra índole en desarrollo de nuestro objeto, la finalidad de dicha información, cómo la usamos, cuándo la compartimos y cómo la protegemos, así como los derechos que le asisten a los titulares de la información y los procedimientos para ejercerlos.

En PAVIR´S  reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que nos suministran a través de diversos canales tales como sitios web, punto de información, oficina de administración, entre otros; y estamos comprometidos con la protección y manejo adecuado de los mismos, conforme el régimen legal de protección de datos personales aplicable en Colombia

 

  1. PRINCIPIOS RECTORES:

3.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de la información contenida en bases de datos custodiadas por PAVIR´S, en virtud de la(s) relación(es) contractual(es) o de servicio(s) sostenidas o que se haya(n) sostenido, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

3.2. Principio de finalidad: Nuestra política de tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular. La aplicación de este principio implica también:

  1. Un ámbito temporal, es decir que el periodo de conservación de los datos personales no exceda del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado
  2. Un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas.

3.3. Principio de libertad: El Tratamiento de nuestras bases de datos sólo podrá ejercerse con el consentimiento libre, previo, expreso e informado al titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

El consentimiento que brinde el titular debe ser expresado o escrito de forma clara, de tal manera, que sea entendido como una manifestación específica, informada y libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales. Por ello, el silencio del titular nunca podría inferirse como autorización del uso de su información.

3.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

3.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento  garantizamos  el derecho del titular a obtener de  PAVIRS  en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

3.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

3.7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el organismo a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

  1. INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES QUE OBTENEMOS:

En PAVIR´S  recolectamos información y datos personales de nuestros clientes, proveedores, empleados y demás terceros con los que tenemos, hemos tenido o estemos construyendo una relación comercial, laboral, reglamentaria, de servicios o de otra índole en el desarrollo de nuestro objeto, la cual puede incluir, entre otros, los siguientes datos:

  • Nombres y apellidos y/o razón social
  • Tipo y número de identificación.
  • Nacionalidad y país de residencia.
  • Fecha de nacimiento y género.
  • Estado civil
  • Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal y/o laboral).
  • Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
  • Fax (personal y/o laboral).
  • Profesión u oficio.
  • Compañía en la que labora y cargo.
  • Información y datos personales recolectados a través de encuestas u otros métodos de investigación de mercado.
  • Información requerida por los representantes de las áreas de ventas y/o de relación cliente con la finalidad de atender solicitudes o reclamos.

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, localizados en nuestras instalaciones, lo cual es autorizado por nuestros clientes al aceptar esta Política de tratamiento de información y datos personales.

4.1. Vigencia del tratamiento de la información y datos personales:

La información suministrada por los clientes, trabajadores, proveedores y demás terceros,  permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento.

4.2. Veracidad de la información:

PAVIR´S presume la veracidad de la información suministrada por nuestros clientes, proveedores, empleados y demás terceros con los que tenemos, hemos tenido o estemos construyendo una relación comercial, laboral, reglamentaria, de servicios o de otra índole y no verifica, ni asume la obligación de verificar dicha veracidad ni la vigencia, suficiencia o autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

PAVIR´S utilizara los datos personales de los clientes, proveedores, colaboradores y demás terceros que recolecta en el transcurso de su actividad comercial, con las siguientes finalidades:

  • Finalidades generales para el tratamiento de datos personales:

 

  • Evaluar la calidad de los productos y
  • Dar respuesta a solicitud de peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y organismos de control y transmitir los datos a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales.
  • Para eventualmente contactar vía correo electrónico, o por cualquier otro medio a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores, clientes, proveedores, para las finalidades ante mencionadas.
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  • Registrar sus datos personales en bases de datos establecidas en la empresa.
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la empresa.

5.2 Respecto a los datos personales de nuestros clientes

  • Para cumplir las obligaciones contraídas en la oferta comercial al momento de adquirir nuestros productos y servicios.
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones del servicio ofrecido por la empresa.
  • Para el fortalecimiento de relaciones mediante él envió de información relevante, la oferta comercial y para encuestas de satisfacción de los productos y
  • Uso página web
  • Facturación
  • Firma de acuerdos o declaraciones con la empresa.
  • Reporte de información ante solicitudes o exigencias de entidades gubernamentales
  • Disposiciones legales o normatividad
  • Efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, autoridades de policía o autoridades judiciales.
  • Mantener informado a nuestros clientes sobre nuestros productos y servicios; así como otras actividades promocionales y publicitarias que desarrolle la empresa.

5.3 Respecto a los datos personales de nuestros colaboradores

  • Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, la verificación de sus referencias laborales y personales.
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos tales como nomina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y seguridad y salud en el trabajo entre otras.
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como exámenes médicos de ingreso o egreso entre otros.
  • Planificar actividades empresariales.
  • Capacitar colaboradores en aspectos técnicos de los productos y servicios ofrecidos por la empresa.

5.4 Respecto a los datos de los proveedores

  • Para participar en la selección de los proveedores
  • Para evaluaciones de cumplimiento de sus obligaciones
  • Para hacer el registro contable en las bases de datos de la empresa,
  • Para procesar sus pagos.

Al aceptar esta política general para el tratamiento de información y datos personales, nuestros clientes, proveedores, funcionarios y terceros en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan a Pavir´s para que realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con su objeto o atención de peticiones, quejas y apelaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento e identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas. Informamos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores, asesores comerciales o colaboradores.

Adicionalmente nuestros clientes, proveedores, funcionarios y terceros en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, nos autorizan para:

  • Usar los datos suministrados por ellos de manera telefónica y electrónica, a través de Sitios Web, para enviarles información comercial a los correos electrónicos registrados, o algún tipo de solicitud del servicio prestado.
  • Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales.
  • Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad del organismo.
  • Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
  • Mantenerles informados sobre nuestros servicios,  programaciones, campañas promocionales y de mercadeo, sorteos, encuestas, novedades, anuncio de nuestra  marca, disposiciones legales o normatividad, entre otros, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, autoridades de policía o autoridades judiciales
  • Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
  1. PROTECCION, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION

La información de nuestros clientes,  usuarios, proveedores y trabajadores  es de vital importancia; por lo que  PAVIR´S tiene  establecida la política, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.

En este sentido, nos apoyamos en normas de seguridad de la información a nivel informático, cuentas y contraseñas, copias de seguridad, seguridad en correos corporativos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado.

Los terceros contratados por PAVIR´S, están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

Todo contrato existente entre PAVIRS con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores, clientes etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye su autorización en el formato autorización divulgación de información, establecido para cada caso.

PAVIR´S se compromete a realizar medidas técnicas, humanas y administrativas para una correcta recolección, almacenamiento, uso y tratamiento de los datos evitando, en lo posible, el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, adulterar, perder, consultar, usar o acceder y modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en las bases de datos de la empresa utilizando herramientas tecnológicas y protocolos de seguridad que permitan controlar el uso y manejo de la información.

Las personas a quienes se les podrá suministrar únicamente la información es a los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y a los terceros autorizados por el titular o por la ley.

  1. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION Y DATOS PERSONALES

La información suministrada por los clientes, proveedores, trabajadores y demás terceros,  permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento; registrado al final del documento.

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los clientes tienen derecho a acceder a los datos personales que se encuentran bajo nuestro control y a ejercer los derechos que les asisten como titulares de los mismos, en los términos de las normas de protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en la presente Política de tratamiento de información y protección de datos. Los procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares será el previsto en la Ley 1581 de 2012.

Los clientes tienen derecho a consultar y conocer los detalles del tratamiento de los datos personales que realizamos, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política.

Los titulares en todo momento podrán solicitar a PAVIR´S, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos.

El titular tiene derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a PAVIR´S.

Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente al organismo.

Para hacer efectivos sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, los clientes titulares de los mismos podrán hacerlo enviando su solicitud al correo electrónico a contacto@pavirs.com o servicioalcliente@pavirs.com  o  radicar el reclamo en físico a la oficina principal o puntos de venta, de conformidad con la presente política y suministrando los siguientes datos:

  • Nombres y apellidos.
  • Tipo de documento.
  • Número de documento.
  • Teléfono.
  • Correo electrónico.
  • Dirección.
  • Asunto.

En el caso de que cualquier titular de los datos u otro tercero, consideren que un contenido utilizado en cualquiera de nuestros canales de contacto y comercialización conlleva alguna violación de sus derechos de propiedad intelectual, deberá enviar una comunicación con la siguiente información a las direcciones arriba indicadas:

  • Datos personales: nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico del reclamante.
  • Indicación precisa y completa del contenido protegido mediante los derechos de propiedad intelectual infringidos, así como su localización.
  • Declaración expresa y clara de que la utilización del contenido indicado se ha realizado sin el consentimiento del titular.
  • Declaración expresa, clara y bajo la responsabilidad del reclamante que la información proporcionada en la notificación es exacta y que la utilización del contenido constituye una violación de sus derechos de propiedad intelectual.

Las reclamaciones originadas en estos hechos se someterán en su tratamiento y solución a los trámites jurídicos aplicables, según la naturaleza y alcance de las mismas.

  1. POLÍTICA DE MANEJO INTERNO

Toda persona que tienen el manejo de la  información mantendrá  la confidencialidad de información recolectada por PAVIR´S, asegurando que el uso de esa información es solo para el interés del mismo y no será dada a conocer a competidores (incluso competidores probables) u otros quienes puedan usar esta información para lesionar la marca: PAVIR´S. Se rige  bajo los principios:

 

APLICABILIDAD: Esta política aplica a todos los trabajadores y contratistas  de PAVIR´S  en todo el territorio colombiano.

RESPONSABILIDAD: Cada jefe de área e interventor de contratos con terceros es responsable de dar a conocer y monitorear el cumplimiento de esta política en su área de responsabilidad.

POLÍTICA: Todos los trabajadores y contratistas de PAVIR´S deben mantener la confidencialidad de información confiada a ellos por la empresa, sus clientes o sus proveedores y usar esta información solo para negocios relacionados con la empresa, excepto cuando la publicación  sea autorizada de manera escrita o por mandato legal.

 

La información confidencial entregada a los empleados constituye un bien valioso, especial y único de la Organización. Esta información confidencial incluye toda información, documentación, ideas, conceptos, métodos de uso, diseños de proceso, condiciones de operación,  información técnica, secretos corporativos, procesos económicos, reportes de mercado, estudios, planes, investigaciones, análisis, compilaciones, información de precios, términos y condiciones concernientes a contratos, todo lo relacionado a finanzas, planes de negocio y mercado, temas legales, listas de proveedores, listas de clientes, oportunidades de negocio, registros de negocio, asignaciones personales.

 

La información confidencial también incluye la información recolectada, adquirida o desarrollada durante el termino de contratación de la compañía de los empleados, incluyendo la información que es originada por empleados actuando solos o junto con otro personal de la Organización. PAVIRS  velara porque los encargados del tratamiento den cabal cumplimiento a la política establecida.

 

 

  1. DERECHOS Y DEBERES

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

El titular de la información recopilada por PAVIR´S  tendrá los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar la prueba de la autorización otorgada para que realice tratamiento de los datos personales. “Formato autorización divulgación de información”
  • Previa solicitud a PAVIR´S, conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013 emitido por el Ministerio de comercio, Industria y turismo.
  • Revocar la autorización otorgada a PAVIR´S para detener el tratamiento de los datos personales de los titulares.
  • Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de la empresa.
  • Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la base de datos del organismo.

 

DEBERES DE PAVIR´S  RESPECTO EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

En su condición de responsable de la información el organismo es consciente de la importancia de observar la política y el presente manual tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. Por lo tanto se compromete a:

  • Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.
  • Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.
  • Cuando se eleve peticiones, quejas y apelaciones a través de carta se insertara en la base de datos el texto: “Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como empleados de PAVIR´S deban tener dicho acceso.
  • Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.

 

  1. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS

PAVIRS se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta política, en atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público en la página web, se pueden solicitar en los correos registrados en el encabezado de este documento  y en físico en la oficina principal.

Cualquier cambio sustancial en la política de tratamiento será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

  1. ACEPTACIÓN

 

Cada cliente, trabajador, proveedor y demás terceros  aceptan  el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política, cuando proporciona los datos a través de nuestros servicios y canales de información y la autorización del Formato autorización divulgación de información.

  1. PUBLICACION

Esta Política General de tratamiento de información y protección de datos personales, es efectiva en su última actualización desde Enero del 2017 la fecha de su publicación, aplicable a la marca registrada PAVIR´S.

 

PAOLA ANDREA VILLALOBOS

REPRESENTANTE LEGAL

 

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